Как суметь справиться сразу со всеми делами
Итак, начальник поручил тебе 10 дел и требует, чтобы результаты по всем десяти были немедленно и все на самом высоком уровне. А рядом - коллеги, которые редко соблюдают тишину и еще реже ничего от тебя не хотят, беспрерывно приходят посетители, на почту лавиной сыпятся сообщения, и ты, увещевая недовольного клиента, обдумываешь ответ на самое срочное... Короче, сумасшедший дом, где знание правил игры не имеет значения.
Как справиться со всеми делами сразу
Мирослава, менеджер по работе с клиентами: "Это совершенно стандартная ситуация практически в любом офисе. Многим из нас вменяют в обязанность выполнять несколько дел одновременно. А если мы не справляемся, что бывает нередко, нас ругают, грозят наказаниями, в общем, создают атмосферу невероятного стресса. Естественно, в такой нервозной обстановке мы делаем ошибки уничтожаем не те документы, бог знает куда отправляем письма, указываем неправильные даты, отчего на наши головы валятся новые проклятия и угрозы. Добиваться такой организации работы, при которой на мне выполнение только одной конкретной задачи, бесполезно. Боюсь, работу менять придется слишком часто. Значит, меняться придется мне. Но как в одночасье превратиться в Юлия Цезаря? Вот в чем вопрос".
Чтобы справиться со всеми делами – делайте что-то одно
Можем с уверенностью заявить: не стоит завидовать Юлию Цезарю. Уже доказанный факт, что мозг может эффективно заниматься в одну единицу времени только одним делом. Остальные выполняются за счет быстрого переключения с одного занятия на другое. В этом смысле показательный эксперимент провели французские ученые Сильвен Шаррон и Этьен Кошлен (Национальный институт здравоохранения и медицинских исследований, Париж).
В ходе эксперимента выяснилось, что, согласно МРТ мозга испытуемых, мозг разделяет две задачи между двумя полушариями, выполнение же третьей и последующих задач блокируется. Способность к двузадачности в равной степени присуща и мужчинам, и женщинам. При этом нужно понимать, что автоматические действия вроде пережевывания пищи и решение задач, требующих интеллектуальных усилий, - это совсем не одно и то же. Последние выполняются за счет подключения высших отделов мозга. И здесь больше двух задач не потянуть, будь ты хоть трижды гений. К примеру, загрузка внимания при мытье полов - 9%, при забивании гвоздей 40%, при вождении автомобиля - 60%, подсчете денег - 80%. Вот и подумай, легко ли выполнять параллельно еще одно дело при концентрации внимания в 60-80%.
Справляться с делами нужно эффективно
Интересно и исследование ученых университета Юты (США), результаты которого показали, что люди, которые постоянно занимаются выполнением нескольких дел одновременно, делают это неэффективно. Более того, они уже не в состоянии сконцентрироваться на одном деле. Собственно, они и хватаются за все подряд, лишь бы не зависать на чем-то конкретном. Любопытно, что примерно 70% людей, с которыми проводилось исследование, считали, что они отличные мультитаскеры.
Профессор Дэвид Стрейер, проводивший исследование, доказал, что это иллюзия. Талантов в области многозадачности раз-два и обчелся, а точнее, их всего около 2%. Возможно, Юлий Цезарь и относился к этой малочисленной категории, которую Стрейер называет "супертаскерами". Он утверждает, что у этих людей особым образом работают определенные участки лобного отдела коры головного мозга.
Не убедили? Тогда еще одно мнение - от Маргарет Мур, которая является директором Института коучинга при больнице McLean (филиал Гарвардской медицинской школы), а также соавтором книги Organize Your Mind, Organize Your Life. Она также считает, что наш мозг не способен решать несколько задач одновременно. Нужно выделить приоритетную цель и отдать ей все свое внимание - отключив телефон, закрыв мессенджеры и поставив таймер на 20-30 минут, чтобы посвятить это время только одной проблеме. Впрочем, не все так однозначно. Ученые из Орегонского университета (США) считают, что рассредоточенность внимания может быть полезна. Нужно следить за любой информацией, которая касается твоей деятельности, ведь запросто можно пропустить что-то действительно важное. Уведомления из Facebook и Foursquare определенно зло. Лавина же сообщений по делу требует внимания к каждому сообщению. Мультитаскинг это тренд, и нужно привыкать не только работать, но и жить в этом формате.
Справиться с делами поможет умение переключаться
Инна, финансовый аналитик: "В нашем отделе есть работник, которого можно смело назвать эффективным мультитаскером. Он быстро переключается с одной работы на другую, не путая поручения, не забывая имена клиентов и время встреч, охотно берется за тяжелые случаи, не боится кризисных ситуаций. Настоящий problem solver. Я на его фоне чистый монотаскер. Корплю над одной задачей, и другие для меня на этот момент не существуют. И, знаете, я ему завидую". А вот завидовать не надо. Если ты монотаскер, это нисколько не принижает ни твоих интеллектуальных, ни творческих способностей. Моцарт мог сочинять три музыкальных произведения сразу. Бах и Гайдн могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. И все они гениальные композиторы. По этому поводу многие специалисты в один голос твердят: гораздо лучше все делать по очереди и не гнаться за славой мультитаскера. Джордан Графман, руководитель направления когнитивной нейронауки Национального института неврологических расстройств и инсульта, заверяет: нам только кажется, что мы делаем несколько дел сразу. На самом деле мы располагаем задачи в определенном порядке и решаем, какую из них сделать в конкретный момент времени. Вывод: развитие мультитаскинга - это развитие способности быстро переключаться между задачами. Утешительная новость: есть методики, которые позволяют справляться с наплывом заданий и проблем.
Чтобы справиться с делами – поставьте их в очередь
Все знают, что быстрое решение задачи напрямую зависит от способности работать сосредоточенно. Но далеко не все умеют не отвлекаться на посторонние вещи. Особенно страдают люди с воображением.
Между прочим, некоторые отвлечения даже полезны. Долгая глубокая концентрация рано или поздно вызывает утомление. Поэтому нужно выделить 5-10 минут в течение каждого часа умственной работы на небольшой отдых (несколько физических упражнений, гимнастика для глаз и т. д.).
Быстрое переключение с одной задачи на другую без потери эффективности также дело тренировки. Но сначала рекомендуем пройти тесты на степень концентрации и уровень распределения внимания. Как правило, это таблицы с цифрами разных цветов или картинками, которые нужно сгруппировать в определенном порядке за ограниченное время. Если результаты средние или того хуже, тренируйся, пока не улучшишь их.
Достаточно простое упражнение: попробуй одновременно писать левой и правой рукой цифры по порядку, затем через одну или в обратном порядке. Потрать на это несколько минут и отметь количество ошибок. Потом займись чем-нибудь другим, а через 5-10 минут вернись к упражнению. И так несколько раз в течение часа. С каждым разом ошибок будет все меньше. Второй вариант: попробуй одновременно писать разными руками разные слова, например левой рукой - свое имя, правой - фамилию. Или рисовать на бумаге или описывать одной рукой в воздухе круг, а другой -треугольник.
Третий вариант: попробуй читать попеременно две или три разные книги - 15 секунд каждую книгу. Желательно, чтобы книги были похожи по содержанию. Затем составь планы прочитанного в этих книгах.
Справиться с делами помогут приоритеты
Существуют золотые правила тайм-менеджмента, помогающие распределить задачи правильно.
Каждый день перед началом работы подумай, какие задачи обязательны (must do) для выполнения. Такие задачи важно отделять от текущих и стремиться их выполнить любой ценой, даже если текущие будут сильно мешать.
Потрать несколько минут, чтобы проанализировать и классифицировать ежедневный список задач на А-, В-, и С-приоритеты. А - обязательные задачи (must do); В - это задачи класса обязательные - важные, которые, если не реализовать сегодня, скорее всего, станут А завтра; С - эти дела хорошо было бы сделать, но их пока можно попридержать или сделать, когда все А и В будут реализованы или хотя бы частично выполнены.
Посмотри, какие текущие задания ты можешь делегировать коллегам. Привычка все делать самой - плохая привычка.
Когда нужно сосредоточиться на чем-то важном, заблокируй необходимое время в своем календаре и сообщи об этом тем людям, которые могут тебе помешать. Оставь открытым только экстренный канал связи для избранных. А электронные средства связи, включая смартфоны и телефоны, отключи.
Выключи совсем или выставь статус "не доступна" в разнообразных приложениях и сетях, чтобы тебя не смогли достать по каким-то пустякам.
Если задача достаточно сложная, заставь себя вникнуть в нее, а не лезть в почту или в соцсети - как бы взять паузу на "подумать".
Когда нужно переключиться на новое задание, забудь о том задании, которое ты выполняла до этого, чтобы полностью сосредоточиться на решении новой проблемы.
Ольга, менеджер отдела продаж: "Нужно обязательно записывать каждое задание. Более того, если на выполнение срочно выданного начальником задания требуется много времени, то с этим списком нужно обратиться к начальнику и задать ему вопрос: от каких дел отказаться, чтобы сделать именно это задание? Да, так бывает, что в течение буквально часа задания тебя атакуют. В такой ситуации главное не нервничать и не метаться, а методично щелкать по списку. Начальнику, клиенту или коллеге говоришь спокойно и уверенно: освобожусь - сделаю. И никто больше не дергает. В таком и рабочем, и эмоциональном режиме легко отбивать атаки дел и даже все успевать. И чувствовать себя в конце дня счастливой. Неплохая методика, но и она не всегда спасает. Наталья, начальник отдела сбыта: "Мы все подкованные люди, прошедшие не один тренинг. Однако правда в том, что классический тайм-менеджмент, органайзеры типа Microsoft Outlook, must do-списки и прочее в том же духе мало помогают. Да, я вижу, что у меня накопилась куча дел, но дальше этого наблюдения не двигаюсь. В течение рабочего дня я получаю десятки сообщений, жалоб, приказов, и проигнорировать хоть один из них я просто боюсь. Я пыталась составить список приоритетов, но начальство легко превращает его в ничто, подбрасывая очередную неотложную задачу".
Если нужно справиться со всем сразу
Такая ситуация - страшный демотиватор. Уже нет никакого желания начинать новый, пусть интересный и перспективный проект, если видишь, что при такой организации и он наверняка утонет в ворохе попутных срочных дел. Давно известно: самый ненасытный пожиратель времени и сил - постоянное раздумывание над делами, которые надо бы сделать. Дэвид Аллен, автор популярного метода управления временем GTD (Getting Things Done), убедительно доказал, что нельзя мозг превращать в хранилище данных. Наша краткосрочная память умудряется удерживать в себе все недоделанные дела. Но мы-то можем думать одновременно только о двух или трех вещах. В итоге наш мозг находится во взрывоопасном состоянии из-за умственной перегрузки. Хуже того, мы привыкаем жить в стрессе. Ну да, я так живу, скажешь ты. А что, можно по-другому? Можно. И нужно.
Научитесь организовывать информацию
Метод GTD Дэвида Аллена тем и хорош, что помогает разгрузить мозг и добиться контроля над своими делами:
Не держи ничего в голове. Записывай на бумаге, печатай в текстовом редакторе, в общем, фиксируй любым удобным тебе способом. Все твои дела должны лежать перед тобой.
Наверняка у тебя полно клочков бумаги или спикеров с текстами или телефонными номерами. Разберись, зачем ты их хранишь. Это что-то полезное или просто мусор?
Обнаружив полезную информацию, организуй ее: все идеи разбей на проекты, каждый из которых имеет цель, идеальный результат и список активных шагов по достижению этого результата.
Любая система перестанет работать, если ее регулярно не обновлять. Хотя бы раз в неделю. Все меняется очень быстро, и список дел к концу рабочей недели наверняка устареет: часть шагов выполнена, часть следует запланировать, а некоторые проекты, возможно, уже не актуальны, и тогда долой их из списка. Помни, без этого всякое упорядочивание своей жизни не имеет смысла.
Составь список проектов и активных шагов: распечатай его или загрузи в смартфон.
Итак, все разложено по полочкам, распланировано, загружено в файл (или распечатано) - пора и за дело. Ориентируйся на такие моменты:
Есть дела, которые можно сделать только с помощью компьютера (нужна информация из Интернета) или только с помощью телефона. Такие дела лучше всего объединять в серии.
Ты чувствуешь себя в силах написать отчет, но стоит ли начинать столь эпический труд, если в твоем распоряжении максимум 20 минут? Перераспредели дела так, чтобы для масштабных начинаний и времени имелось порядочно. Велик соблазн начать, а потом закончить, но учти: чтобы вернуться к ранее выполняемому делу, осознать, на чем ты остановилась, и продолжить с того момента, нередко требуется еще куча времени. Проще говоря, если составление отчета занимает обычно два часа, то при необходимости сделать несколько телефонных звонков, ответить на письма и сбегать за документами ты можешь не успеть и за целый рабочий день. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, ты снижаешь свою эффективность в 5 раз.
Даже если не справились с делами, дайте себе отдохнуть
Не стоит хвататься за сложные и ответственные задачи, если чувствуешь усталость или пребываешь в плохом настроении. Такое состояние уже не просто высокий риск ошибок, это их гарантия. И наоборот, если энергия бьет через край, возьмись за самое неподъемное - в период драйва такие дела делаются одной левой.
И запомни правило 10/90: 10% времени, затраченного на планирование выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.